Spørgsmål og svar om Spejdernes Medlemsservice

Hvis du ikke kan finde svar her eller i vejledningerne, er du velkommen til at skrive til medlemsservice@kfumspejderne.dk. Du er også velkommen til at ringe til vores Administrationscenter der har åbent mandag 10.30 - 16 og tirsdag til torsdag fra 9-15. Telefonen er lukket fredag

Sender du en mail, så sidder der en række frivillige, som ofte kan levere svar inden for ganske få timer. Kan de ikke selv svare på spørgsmålet har de muligehed for at sende det videre til f.eks. vores administration der så vil svare.

Hav lidt tålmådighed her den første måned, hvor vi alle skal lære Medlemsservice at kende.

Opdateringer og driftsstatus

Vi har den 27. april 2017 lagt en række mindre opdateringer på for at gøre endeligt klar til arrangemtsdelen. Vi åbner for arrangementsdelen 1. maj 2017. 

Vi har pt. ikke kendskab til større generelle fejl. Det betyder ikke, at man ikke vil opleve, at der kan være ting som fejler, men langt det meste skyldes enten fejl fra konverteringen, manglende rettigheder og/eller dublet fejl.

Støder du på fejl eller er der opgaver du ikke kan løse, så send meget gerne en mail til medlemsservice@spejdernet.dk


Hvorfor kommer mine mails ikke frem til medlemmer og pårørende?

Vi har i supporten fået mange henvendelser om mails som ikke kommer frem til medlemmer og/eller pårørende når der sendes mails via funktionaliteten i Medlemsservice. Det har givet anledning til, at vi har lavet en test af funktionaliteten i løbet af uge 47, 2016. Testen, hvor vi har prøvet at sende mails fra forskellige dele af Medlemsservice og hvor der er brugt forskellige skabeloner viser, at alle afsendte mails er nået frem til modtager inden for maks. 5 minutter efter afsendelse. Det understøtter samtidig det billede vi har fra vores leverandør, som kan se, at alle mails bliver sendt til modtager fra Medlemsservice.

Hvorfor kommer så min mail ikke ud til alle medlemmer? Svaret skal muligvis findes i de sikkerhedsprocedurer, som en række e-mailudbydere benytter sig af. Vi ved, at Google(gmail) og andre udbydere de seneste år har skærpet sikkerheden for at undgå, at man bliver ramt af pfishing, hvor afsender giver sig ud for at være en anden end den de er. En variant af det er når man modtager en mail fra en man kender, men det viser sig, at være fra en anden(kaldet spoofing).

I medlemsservice har det to konsekvenser.
Når man sender en mail fra Medlemsservice står man selv på som afsender, men mailen kommer ikke fra den mailudbyder, man normalt bruger. Det betyder, at man kan opleve, at mails havner i uønsket post eller spam. Derfor mind jeres medlemmer om, at de skal tjekke deres mapper med uønsket post eller spam. Det var fejlkilde nr. 1.

Det næste der kan ske er, at medlemmer har registreret sig med en mailadresse, som ikke er deres primære mailadresse, men blot er en adresse de sender videre til en anden mailkonto de også ejer. Det sker ofte over tid, at man skifter mailkonto, men beholder den gamle og blot sætter den op til at sende videre til ens nye konto. Hvis man er så uheldig, at de mails medlemmet modtager fra Medlemsservice er endt i spamfilteret på den gamle konto, bliver de ikke sendt videre til ens primære mailkonto. Det var fejlkilde nr. 2.

Hos KFUM-Spejderne, hvor vi bruger Google/gmail, har vi tilpasset opsætning, så afsenderadresser fra @spejdernet.dk og @kfumspejderne.dk ikke skulle ende i spam eller uønsket post. Det er ikke en garanti for at det ikke kan gå galt, så oplever man problemer med at sende mails, som ikke kommer frem så skriv til medlemsservice@spejdernet.dk. Husk at tjekke de to fejlkilder inden du skriver.

Hvorfor får jeg mails om andre medlemmer?

Vi har fået henvendelse fra flere, som er begyndt at få mails om opdateringer på andre medlemmer eller gruppeledelse. I forbindelse med udrulning af en opdatering i uge 46 har vi rettet en fejl, der gjorde, at blandt andet distriktsstabe, gruppeledere og enhedsledere ikke altid fik opdateringer om ændringer på medlemmer og i gruppeledelse. Lige nu(uge 47, 2016) er vores udvikler ved at se på muligheden for at justere lidt på mængden af notifikationer der sendes ud. I uge 48, 2016 kommer der en opdatering, som forhåbentlig reducerer antallet af notifikationer.

Hvordan ænder jeg startdato på en funktion?

Startdato på alle funktioner er nu sat til 12-09-2016 og det løser problemstillingen med alderskrav ved på følgende funktioner:

  • Distriktschef
  • Distriktskasserer
  • Gruppeleder
  • Gruppekasserer
  • Grupperådsformand



Hvordan fjerner/sletter jeg en enhed?

Det er nu blevet muligt at inaktivere enheder, hvor der ikke længere er tilknyttet medlemmer/personer med en aktiv funktioner. Forudsætningen er, at der ikke må være aktive funktioner knyttet til enheden. Dvs. alle som har haft et enhedsmedlemskab skal have slutdato og det gælder også for andre funktioner. Man kan få en oversigt over aktive funktioner i en enhed ved at åbne stamkortet for enheden og klikke på feltet Funktioner, så vises en liste med alle aktive funktioner i enheden. Hvis der ikke står nogen på listen kan enheden inaktiveres.

Når enheden er inaktiveret bliver den ikke vist på oversigterne, men den kan søges frem hvis det bliver aktuelt.

Hvorfor er det ikke alle mine pårørende, der er kommet med over?

Vi har i uge 40 genoverført alle pårørende/kontaktpersoner fra det gamle medlemssystem til Medlemsservice med den rigtige relation. Vi har testet det på en række udvalgte grupper og ikke fundet fejl

Hvis du oplever fejl så kan det skyldes, at kontakterpersoner mangler oplysninger om navn på den pårørende. For de som allerede har foretaget en række rettelser i de pårørende der oprindelig blev overført er opdateringerne blevet overskrevet.

Nye relationer der er oprettet efter konvertering er ikke påvirket af en genindlæsning.


 

Når jeg vil melde personer ind kommer jeg i stedet til dublettjek

Mange har oplevet at havne i dublettjek, så her kommer lige par gode råd:
Når man indmelder et barn, sørg for det kun er barnets egne kontaktoplysninger som gemmes på barnets stamkort. Kontaktoplysninger på mor og/eller far gemmes på deres stamkort.
Hvis mor og/eller far allerede er oprettet fordi medlemmet har søskende i gruppen eller de er ledere, så skal du bruge de allerede gemte oplysninger ved at knytte de eksisterende stamkort til det nye medlem, som pårørende. Læs mere i vejledning "Kom godt i gang med Spejdernes Medlemsservice".

Har du i forbindelse med konverteringen fået den samme pårørende med over flere gange så vælg det stamkort der skal bruges fremadrettet og lad det være. Åben de andre stamkort og slet alle kontaktoplysninger i form af mail og telefonnumre, tryk Gem. Det minimere risikoen for at du havner i dublettjek.

Skulle det ske, at du stadig havner i dublettjek, så send det videre til korpskontoret, så prøver vi at hjælpe dig med at få det fikset.

Hvorfor står der udmeldte medlemmer på min liste?

Vi får en del spørgsmål af den her karakter. Som standard viser medlemslisten kun de medlemmer der er aktive i gruppen med enten en funktion eller et medlemsskab. Hvis man har fået fjernet filtreringen for kun at vise aktive, får man vist alle som har eller har haft en tilknytning til gruppen. Det kan godt være rigtig mange, da alle de udmeldte også optræder på den liste. Brug lidt tid på at blive fortroling med mulighederne for søgning og filtrering. Der er rigtig mange muligheder, men har man fået en lavet en visning, som man gerne vil kunne bruge igen kan det lade sig gøre, at gemme den ved at åbne for avanceret søgning og klikke på gem nuværende filter. Næste gang man kommer tilbage til medlemsoversigten og åbner for avanceret søgning står den som en favorit og så er det "bare" at klikke på den.

Medlemsopgørelse 2016 – foreløbig vejledning

Medlemsopgørelsen for 2016 er åben og du kan her læse hvad gruppen/distriktet skal gøre for at afslutte den.

Hvad er nyt i forhold til 2015:

Kontingent betalt i 2016 skal ikke registreres på det enkelte medlem med beløb og betalingsdato. Hvis man bruger regnskabsmodulet er det muligt at registrere kontingentbetaling for det enkelte medlem, hvis ikke så er det dokumentation fra gruppens/distriktets eget regnskab, der danner grundlag for gruppens angivelse af om medlemmerne kan tælle med.

Hvem kan tælle med i medlemsopgørelsen.

De nye regler betyder, at vi forlader begrebet inaktiv og i stedet tæller på følgende måde.

  1. Alle medlemmer med et aktivt Primært medlemskab pr. 31.12.2016 tæller med
  2. Alle der i løbet af 2016 har haft et Primært medlemskab på mindst 3 måneder tæller med

For begge grupper gælder, at de derudover skal have betalt et kontingent på minimum 75 kr.

Medlemmer som er flyttet fra en gruppe til en anden i løbet af et kalenderår tæller med i den gruppe, hvor han/hun senest opfylder en af betingelserne i pkt. 1 eller 2.

Hvornår har man betalt kontingent.

Alle medlemmer skal jf. korpsets vedtægter betale et kontingent på minimum 75 kr./år for at bekræfte deres medlemskab.

Kontingentet skal være indbetalt på gruppens bankkonto eller kontantkasse i kalenderåret 2016, dvs. senest 31.12.2016. Bruger man en onlineløsning med f.eks. betaling ved hjælp af kreditkort eller MobilPay er det betalingstidspunktet med kreditkortet der er afgørende for om det anses betalt rettidigt. Et medlem der betaler med sit kreditkort den 30. december 2016 har betalt rettidigt selv om pengene først overføres til gruppens bankkonto efter 4 bankdage, hvilket i dette eksempel vil være i 2017.

Kontingent skal være betalt af medlemmet selv, forældre eller værge. Kontingent betalt af en støtteforening eller kommune kan ikke tælle med.

Hvad skal jeg gøre i Medlemsservice
  • Opdater medlemsregistreret, så det indeholder alle de medlemmer der enten opfylder kravene i punkt 1 eller punkt 2 i afsnittet ”Hvem kan tælle med i medlemsopgørelsen”
  • Bekræft gruppens medlemstal. Der åbner en særlig side til dette den 28. dcember. Er du kasserer eller grupperleder er der en gul boks når man logger ind på Medlemsservice, hvor man med et klik kan komme frem til medlemsbekræftelsen for 2016.
  • Læs vejledningens 3 trin og gør hvert trin helt færdigt inden du går videre til næste trin.
  • Når de nødvendige rettelser i trin 1 er opdateret og markeringer sat rigtig i trin 2 lukkes opgørelsen ved et klik på ”Bekræft”

Hvornår skal det være afsluttet.

Medlemsopgørelsen skal være afsluttet senest den 22. januar 2017

Hvilke funktioner er der i Spejdernes Medlemsservice?

Spejdernes Medlemsservice udrulles løbende

Medlemsregistrering, selvbetjening, mail og SMS

Den 12. september er følgende funktioner klar:

  • Medlemsregistrering som det kendes fra den nuværende løsning
  • En hjemmeside med selvbetjeningsløsninger til medlemmer og ledere
  • Et modul til kommunikation med gruppens medlemmer via mail eller SMS

Regnskabsmodul
November 2016 åbnes der for:

  • Et regnskabsmodul til at håndtere gruppens eller distriktets regnskab med mulighed for opkrævning af kontingent hos medlemmerne.

Arrangementsmodul
Maj 2017 åbnes der for oprettelse af ture og arrangementer med mulighed for direkte betaling

Kan jeg komme på kursus i Medlemsservice?

Der afholdes i løbet af september og oktober en række introduktionsaftner.

Klik her for mere information om introduktionskurserne

I perioden fra november og frem til 1. kvartal udbydes en række kurser målrettet kasserer, der kommer mere information når de er klar.

                     

Hvordan får jeg brugernavn og password?

Alle medlemmer, der er oprettet  med en gyldig e-mailadresse skal bestille en adgangskode første gang man man skal logge ind på Spejdernes Medlemsservice. Brugernavnet er enten medlemsnummer eller mail-adresse. Det betyder, at de login-oplysninger man har brugt på det eksisterende medlemssystem ikke længere er gyldige. Det er vigtigt, at man så vidt muligt sikrer, at medlemmer er registeret med deres egen e-mailadresse, da det er forudsætning for at få et login, der virker så enkelt som muligt. Hvis den samme e-mailadresse er anvendt flere gange vil loginfunktionen blive suppleret med en ekstra procedure, hvor man via medlemsnummer kan bestille login til det medlem, man ønsker ny adgangskode til.

Medlemmer der ikke har en gyldig e-mailadresse vil naturligvis blive kopieret, men de kan ikke få adgang til selvbetjeningsdelen.
Hvis man efterfølgende får en e-mailadresse har man mulighed for at bestille et nyt password.

Krav til password er minimum 8 tegn og det skal være en kombination af store og småbogstaver og tal.

Hvilke data er kopieret til Spejdernes Medlemsservice?

Data fra Medlemssystemet kopieres til Spejdernes Medlemsservice. Da opbygning af de to systemer er lidt forskellige, vil der være nogle data, som får nye betegnelser og der vil være data, som vi ikke flytter med. Du kan læse mere om konverteringen i de følgende afsnit.

Medlemsstatus

Alle medlemmer kopieres til Medlemsservice med samme status, som de havde Medlemssystemet. Fremover skelner vi mellem to typer af medlemstilknytning: Korpsmedlemsskab(Primært) og Enhedsmedlemskab(Funktion).
Korpsmedlemsskab svarer til de aktive medlemmer i Medlemssystemet. Det enkelte medlem kan kun have et korpsmedlemsskab(Primært) og det er altid knyttet til en Gruppe, Distrikt eller Korps.
Enhedsmedlemsskab er en funktion i den enhed, hvor det enkelte medlem er aktiv(Bæver, Ulv, Spejder, etc.). Man kan som medlem godt have flere enhedsmedlemsskaber. Et eksempel: Et medlem X er aktiv som leder i Y gruppe og knyttes derfor til gruppens enhed Ledere. Samtidig er X aktiv i sin gamle klan hos Z gruppe. Sit korpsmedlemsskab har X beholdt i Z gruppe og han tæller som enhedsmedlem hos både Y og Z gruppe, men det er Z gruppe der opkræves korpsafgift for X. Du kan læse mere om Enhedsmedlemsskab under funktioner.

Personoplysninger

Navn, adresse, telefon, mail, fødselsdato, køn og medlemsnummer kopieres.

Pårørende

Pårørende oplysninger kopieres også, men den enkelte pårørende bliver registreret på samme måde som et medlem. Det giver mulighed at genbruge kontaktoplysningerne på pårørende, når der er flere søskende.

Børneattest

Ledere som har en børneattest registreret på sit medlemskort får de oplysninger flyttet med til Medlemsservice.

Funktioner

Funktioner er de roller og tilknytninger man har i Korps, Distrikt, Gruppe eller Enhed. Funktionerne er f.eks. Kasserer, Enhedsleder, Gruppeleder, Enhedsmedlem.

Enhedsmedlemsskab er en ny funktion, der beskriver i hvilken enhed det enkelte medlem er aktiv.

Enheder

Alle aktive enheder kopieres.

Funktioner

Alle funktioner i Gruppen kopieres og vil fremgå af Gruppens stamkort. Nogle få funktioner skifter navn, så de bliver mere entydige. Gruppeleder hedder fremover Gruppeleder og ikke Leder og tilsvarende bliver Kasserer til Gruppekasserer.

Medlemmer

Aktive medlemmer i gruppen oprettes som Primært medlem i Gruppen og med funktionen Enhedsmedlem i den enhed, hvor man aktiv.
Kontingent

Oplysninger om kontingentbetalinger kopieres med til Medlemsservice, og vil fremgå af det enkelte medlems stamkort. Har man indtastet kontingentbetalinger for 2016, kopieres de ikke med, da det vil blokere for muligheden for at bruge regnskabsmodulet.

Distrikter

I distrikterne sker der en betydelig forenkling. Tidligere var der en gruppe under hvert distrikt, hvor distriktets medlemmer blev registreret, og der var en del dobbelt vedligeholdelse. I Medlemsservice bliver det hele samlet et sted.

Enheder

Enheder i Distriktet er som udgangspunkt Grupperne, men distriktet får også mulighed for at oprette enheder i form af f.eks. en Klan.

Funktioner

Alle funktioner i Distriktet kopieres og vil fremgå af Distriktets stamkort. Nogle få funktioner skifter navn, så de bliver mere entydige. Distriktschef hedder fremover Distriktschef og ikke Leder og tilsvarende bliver Kasserer til Distriktskasserer.

Medlemmer i distriktet

Alle medlemmer, som er registreret som medlem i distriktet kopieres over på samme måde som i Grupperne. De enheder, som man evt. har været tilknyttet kopieres ikke med over, så ønskes der fortsat en tilknytning til enhed skal man ind og oprette en enhed og derefter tilknytte medlemmerne til denne

Hvad kommer ikke med over i Spejdernes Medlemsservice?

I forbindelse med udviklingen af Spejdernes Medlemsservice er der blevet prioriteret mellem en lang række ønsker til funktionalitet og nedenstående registreringer er noget af det, vi har været nødt til at fravælge for at få andre funktioner med.

  • Årsstjerner og Aktivitetsmærker
  • Se opgavelisten ovenfor hvordan du kan udtrække data
  • Bade/svømmetilladelse
  • Se opgavelisten ovenfor hvordan du kan udtrække data
  • Køretilladelse
  • Kommentarer

Vi valgt ikke at konvertere kommentarer der er registreret på det enkelte medlem. Nogle af oplysninger kan være om særlige hensyn eller sygdom, andre mere generelle bemærkninger. Der kommer helt nye felter i Medlemsservice til dette og vi har vurderet, at en kopiering af data ikke kan ske med en tilfredsstillende kvalitet.

Hvad kan vi med det nye medlemsservice?

Bedre og nemmere adgang til at rette og opdatere: 

  • Spejdere og forældre får adgang til en langt mere brugervenlig hjemmeside, hvor de både kan vedligeholde deres oplysninger og betale kontingent og tilmelde sig ture og lejre.
  • Mulighed for elektronisk indmeldesblanket integreret på gruppens egen hjemmeside
  • Forældre, børn og søskende kan oprettes som pårørende
  • Sende mail og SMS til enhedens medlemmer
  • Udtræk af adresselister ud fra egen definition/skabelon
  • Enhedsledere kan rette og redigere enhedens medlemmer
  • Gruppens og enhedens stamdata kan benyttes på hjemmesiden
  • Distriktsstaben får adgang til adresser på alle i distriktet
  • Integreret regnskabssystem. Som en del af medlemsservice følger der et komplet regnskabsmodul, med mulighed for kontingentopkrævning, håndtering af lederes udlæg og opkrævning af deltagelse i lejre og ture
  • Nem og overskuelig adgang til data og funktioner fra både PC, mobiltelefon eller tablet.

Hvad kan jeg bruge regnskabsdelen til?

Regnskabs delen er et økonomiprogram, med:

  • en regnskabsdel, sådan som man kender f.eks. fra Winkas, Summa Summarum, e-conomic og andre online regnskabsprogrammer der typisk anvendes af foreninger. Dvs. bogføring af indtægter og udgifter, kontoplan, indlæsning af bankkontoudtog og opstilling af årsregnskab, budget mm.
  • kontingenopkrævning, hvor det er muligt at sætte en automatisk opkrævning på de enkelte medlemmer så man alene ved at vedligeholde kontingentsatser hele tiden får opkrævet sin medlemmer kontingent.
  • abonnementsbetaling eller kortbetaling når der sendes opkrævninger ud. Medlemmer kan via et link betale de opkrævninger, som gruppen sender ud, hvad enten det er kontingent eller andre ydelser der opkræves.

Hvordan kommer jeg i gang med at bruge regnskabsdelen?

Der lidt arbejde med at sætte regnskabsdelen op og gøre den klar til brug, men deltager man i et af introduktionskurserne eller bruger man "Kom godt i gang med Regnskabsdelen i Spejdernes Medlemsservice", så er man godt hjulpet. Det er vigtigt, at man følger vejledninger, da nogle af opsætninger ikke kan rulles tilbage til udgangspunktet.
Har man et grundlæggende kendskab til regnskabsprogrammer og viden om bogføring/regnskab er det forholdsvis enkelt at gå i gang.


Hvordan fungerer kontingentopkrævning?

Kontingent opkrævning er særlig funktionalitet, som er udviklet til Spejdernes Medlemsservice. Læs introduktionen for en nærmere beskrivelse af hvordan det fungerere. Når først opsætningen er kommet på plads kører det "næsten" automatisk og den vigtigste opgave i gruppen bliver et vedligeholde sin medlemsdatabase, sine kontingentsatser og så håndterer de medlemmer der ikke bruger kortbetaling eller på anden måde skal håndteres manuelt. Samtidig med opkrævningen bogføres alle posteringer vedr. kontingentopkrævning på plads i regnskabsdelen.


Kan jeg bruge kontingentopkrævning uden at bruge regnskabsdelen?

Ja det kan man godt, men brug af kontingentdelen kræver, at man laver den grundlæggende opsætning af regnskabet.


Kan jeg tage kontingentopkrævning i brug midt i året?

Ja det kan man godt, men det kan være lidt udfordrende, hvis man tager det i brug midt i et regnskabsår eller ikke er klar fra dag et. Det som er særligt her, er at første gang man opretter en kontingentsats, så bliver den første kørsel af denne gennemført den efterfølgende nat og har man ikke tildelt kontingentsatsen til nogen af ens spejdere samme dag og først får det gjort dagen efter, så bliver der ikke lavet en automatisk kørsel. Vi arbejder på at lave en lille udvidelse der beskriver opstart midt i et kalenderår.

Hvordan fungerer udlægshåndtering?

Udlægshåndtering er en funktionalitet udviklet til at hjælpe ledere og frivillige med, at klare afregning af udlæg på en enkel og hurtig måde. Fra "Min side" kan den enkelte leder oprette udlæg for udgifter, man har afholdt i gruppen. Derefter kan de med klik sendes til kasseren, der kan bogføre dem og udbetale pengene til lederen. Alle bilag håndteres elektronisk.


Kendte fejl i Regnskabsdelen?

Fungerer Regnskabsdelen fejlfrit? Vi har pt.(uge 50) ingen kendte fejl og den fejl der har været med abonnementsbetalinger er nu løst, så den funktion virker.